Vuoden 2020 alussa voimaan astunut Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta edellyttää mm. valtion virastoilta ja laitoksilta sekä kunnilta tiedonhallintamallin laatimista. Tiedonhallintamalli on tarkoitettu työkaluksi palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnitteluun ja toteuttamisen tueksi. Sen tulisi siten tukea organisaation tavoitteiden ja velvoitteiden toteutumista.
Tietohallintamalli ei ole erillinen dokumentti, vaan osa organisaation johtamisjärjestelmää. Se tulisi nähdä jatkuvana prosessina, johon kuuluu tiedonhallinnan suunnittelu, toteuttaminen, muutostarpeiden arviointi ja kehittäminen (PDCA-malli).
Mitä tiedonhallintamalli käsittää?
Tiedonhallintamallia ei tarvitse tuottaa tyhjästä: Siihen kerätään tietoja mahdollisesti jo olemassa olevista lähteistä, kuten toimintaprosesseista, kokonaisarkkitehtuurista ja tietoturvan hallintomallista.
Tiedonhallintalain 5§:n mukaan tiedonhallintamalli sisältää vähintään tiedot:
- toimintaprosesseista ja niiden sidoksista
- tietovarannoista
- tietoaineiston arkistoinnista tai tuhoamisesta
- tietojärjestelmistä ja liittymistä muihin tietojärjestelmiin
- tietoturvallisuustoimenpiteistä
Tiedonhallintamallin toteutus
Tiedonhallintamallin toteutus kannattaa aloittaa kartoittamalla, mitä on jo valmiina. Näitä voivat olla esim. arkkitehtuurikuvaukset, henkilötietojen käsittelyselosteet, arkistonmuodostussuunnitelma tai tietoturvan hallintajärjestelmä. Kartoituksen pohjalta tehdään sitten toimenpidesuunnitelma ja priorisoidaan tarvittavat toimenpiteet ja laaditaan niille aikataulu.
Tiedonhallintamallin laatimisessa kannattaa pyrkiä yksinkertaiseen ja selkeään, mutta riittävän kattavaan tulokseen, ja täydentää tarpeen mukaan myöhemmin. Malliin tuleekin liittää myös prosessit sen muutostarpeiden säännöllisestä arvioinnista ja mallin jatkuvasta parantamisesta.
Redoubt Oy:llä on vahva kokemus tiedonhallinnan ja tietoturvan hallintamallien toteutuksesta. Mikäli haluat kuulla, miten voisin auttaa tiedonhallintamallin toteutuksesta, ota yhteyttä tästä.